4月になって、
「今年度こそ仕事をうまく回したい」
「残業を減らしたい」
と気持ちを新たにする方も多いかと思います。
でも、仕事は“モチベーション”や“やる気”といった気持ちだけでは整いません。
忙しい人ほど必要なのは、気持ちよりも、自分の時間の使い方を「見える化」することです。
1日の仕事は、思っている以上に埋まっている
商談、会議、打ち合わせやそれにともなう移動といった動かせない時間は、かなり多いものです。
また、急な確認や依頼、トラブルなども起こりえます。
そう思うと1日は思っている以上に、自由に使える時間が限られています。
それなのに頭の中では、
「今日はこれもあれもやりたい」1日は8時間あるから大丈夫
と見積もってしまうことがあります。
ここに、残業や仕事の遅れの原因があります。
まず必要なのは、モチベーションではなく時間の設計
とにかく頑張るのではなく、
「何を」「いつ」「どれくらいの時間で」やるのかを決める。
そのような時間見積りをして、スケジュールを組むだけでも
仕事の進み方はかなり変わってきます。
予定を細かく落とし込むと、ムダが見える
特におすすめなのが、15分単位で予定と結果を見える化することです。
細かすぎるようでいて、実はこのくらいの粒度にすると、スキマ時間やムダな時間まで把握しやすくなります。
見える化すると、焦りが減る
予定が見えると、
まず、今日1日で仕事が収まるのかが分かるので、心がとても落ち着きます。
また、「今どこまで進んでいるか」「何が遅れているか」「どこで立て直せるか」も分かります。
焦りが減ることで、目の前の仕事にも集中しやすくなります。
さらに予定に対する結果を振り返れば、タスクごとの時間見積りは正確性を増して
スケジュールは正確になり、仕事の進捗はスムーズになります。
さらに、タスクごとの時間見積りの誤差は、自分自身の仕事の進め方の改善にもつながります。
予定と結果の違いを毎日、振り返れば業務改善のPDCAは回り、スキルアップは加速していきます。
新年度は、まず自分の時間の使い方を整える
新年度は、目標を立てるだけで終わらせず、まずは自分の時間の使い方を整える。
1日のスケジュールを立てて、自分の仕事時間を「見える化」するところから始めてみてください。
私がお薦めする「15分スケジュール」は、予定と合わせて結果も記録するために大変、手間で面倒なイメージですが、2週間もすれば慣れてきて、今度は便利になって手放せなくなっていきます。
その時には、きっと今よりも効率的になっている自分に出会えるはずです。
書籍
『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）
では、1日を15分単位で整え、仕事のムダを減らす考え方と実践法をまとめています。
「忙しいのに前に進まない」と感じている方に、ぜひ手に取っていただきたい1冊です。
株式会社営業改善
代表取締役
黒田昭彦
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