営業改善

先日、『このプリン、いま食べるか？ ガマンするか？』というビジネス本を読んでいて、非常に印象に残った考え方がありました。

「人生は立てた予定でつくられる」

確かに考えてみると、旅行に行くことも、家族と食事をすることも、資格の勉強をすることも、多くの場合、実際に行動する前に「予定」があります。

予定に入っていないことは、「いつかやりたい」と思っていても、なかなか実現しません。

これは仕事でも同じではないでしょうか。

私はむしろ、

仕事の成果は、「立てた予定」の質と精度によって大きく変わる

と考えています。

TODOリストは「仕事の在庫表」

仕事が忙しくなると、多くの人はTODOリストを作ります。

・提案書を作る
・A社に電話する
・見積書を提出する
・会議資料を作る
・新規顧客を開拓する

やるべきことを書き出すことは大切です。

しかし、TODOリストを作っただけでは、仕事は進みません。

なぜなら、TODOリストで決めているのは、

「何をするか」

だけだからです。

私はTODOリストを、いわば「仕事の在庫表」だと考えています。

倉庫に商品が並んでいても、それだけでは商品はお客様に届きません。

同じように、TODOリストに仕事が並んでいても、

「いつやるのか」
「どの順番でやるのか」
「どのくらい時間を使うのか」

が決まっていなければ、実行にはつながりにくいのです。

予定を立てることは「未来の意思決定」を先にすること

仕事をしていると、私たちは一日に何度も判断しています。

「次は何をしよう」
「この仕事を先にするべきか」
「メールを返してから資料を作ろうか」
「新規開拓は時間ができてからにしようか」

こうした小さな判断を、その都度していると、どうしても目の前にある仕事が優先されます。

メールが届けばメールを返す。

社内から依頼が来れば対応する。

急ぎではないけれど簡単に終わる仕事から片づける。

その結果、

「重要だけれど、今日やらなくても困らない仕事」

が後回しになります。

営業でいえば、新規開拓、重点顧客への提案準備、休眠顧客へのアプローチなどが典型でしょう。

だからこそ、予定を立てる必要があります。

予定を立てるということは、単にカレンダーに仕事を書き込むことではありません。

「何を、いつ、どの順番でやるか」という未来の意思決定を、先に済ませておくこと

なのです。

良い予定は「時間」だけでなく「ゴール」まで決めている

ただし、カレンダーに予定を入れれば、それですべて解決するわけではありません。

予定にも「質」があります。

例えば、

「10:00～11:00　提案書作成」

という予定。

一見すると具体的ですが、実際に10時になると、

「さて、何から始めようか」

と考えなければなりません。

そこで、もう一段具体的にしてみます。

「10:00～10:15　提案先企業の課題を3つ整理」
「10:15～10:30　提案書の構成を作成」
「10:30～10:45　1～3ページを作成」
「10:45～11:00　全体を確認・修正」

ここまで予定を作れば、10時になってから考えることが大幅に減ります。

予定時刻になったら、決めていた仕事を始めればいい。

つまり、

良い予定とは、時間を押さえた予定ではなく、「その時間に何を終わらせるか」が決まっている予定

なのです。

成果の差は「実行中」より「実行前」に生まれる

「仕事ができる人」というと、

判断が速い。
集中力が高い。
行動力がある。

といったイメージがあります。

もちろん、それらも重要です。

しかし、仕事が始まってから頑張るだけでは限界があります。

9時になってから、

「今日は何をしよう」

と考える人と、

9時から何をするか、どこまで終わらせるかが決まっている人。

同じ8時間働いても、成果に差が出るのは当然です。

私は、仕事の成果の差は、仕事をしている時間だけで生まれているのではなく、

仕事を始める前の「予定を設計する時間」に生まれている

と考えています。

予定の精度は、最初から高くなくていい

ここで、

「そんなに細かく予定を立てても、その通りには進まない」

と思う方もいるでしょう。

その通りです。

予定は必ずズレます。

30分で終わると思っていた資料作成に45分かかる。

15分で終わると思った社内調整に30分かかる。

急な電話や依頼が入る。

だから、重要なのは「予定を守ること」だけではありません。

予定と実際の違いを見ることです。

「30分の予定が45分かかった」

ということが分かれば、次回は45分で予定できます。

「毎週月曜日は急な依頼が多い」

と分かれば、月曜日には余白を増やせます。

「提案書は一気に作るより、構成と作成を分けた方が早い」

と分かれば、次の予定の立て方を変えられます。

予定を立てる。

実行する。

予定と実績を見る。

次の予定を修正する。

これを繰り返すことで、徐々に「予定の精度」が上がっていきます。

TODOリストから「成果の設計図」へ

仕事が忙しいと、

「もっと効率よく仕事をしなければ」

と考えがちです。

しかし、効率化の前に、一度確認してみてください。

そもそも、今日やるべき重要な仕事は、予定に入っているでしょうか。

TODOリストに書いてあるだけでは、まだ「やりたい仕事」です。

具体的な日時と時間が決まり、どこまで進めるかまで決まって、初めて「実行する仕事」になります。

だから私は、

TODOリストは仕事を整理するもの。
スケジュールは仕事を実現するもの。

だと考えています。

そして、さらに一歩進めれば、

スケジュールとは「成果の設計図」

とも言えるでしょう。

良い成果を出そうと思えば、実行段階で頑張るだけではなく、その前に「良い予定」を作る必要があります。

明日の仕事を始める前に、一度TODOリストを見てみてください。

そして、その中から本当に重要な仕事を一つ選び、

「いつやるか」
「何分使うか」
「どこまで終わらせるか」

まで予定にしてみてください。

仕事の成果を変える最初の一歩は、仕事量を増やすことではありません。

これからの時間を、どの仕事に使うのかを先に決めることです。

私が提唱している「15分スケジュール」も、そのための方法です。

1日を15分単位で考え、やるべき仕事を具体的な予定に変える。そして、予定と実績の違いから、次の予定を改善していく。

著書『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）では、この考え方と具体的な実践方法を紹介しています。

「やるべきことは分かっている。でも、なかなか進まない」

という方は、TODOリストを増やす前に、まず一つだけ「予定」に変えてみてください。

成果は、その予定を立てた瞬間から始まっています。

株式会社営業改善
代表取締役
黒田昭彦

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