AI活用の前に「何を効率化するか」を整理する～AIに仕事の見える化が必要なわけ～

「AIを使っているけれど、思ったほど仕事が楽にならない」
そんな声をよくお聞きします。

そんなときに、一度確認していただきたいことがあります。

それは、今の仕事の内容と、何にどれだけ時間を使っているかを整理できているかということです。

AIで生産性を高めるためには、「AIで何ができるか」に加えて、「自分の仕事の何を効率化したいか」を明確にする必要があります。その出発点となるのが、現状の仕事の見える化です。

「忙しい」を具体的な仕事と時間に置き換える

毎日忙しく働いていても、「何に何時間かかっているか」と聞かれると、すぐに答えられるでしょうか。

例えば、「提案書の作成に時間がかかる」といっても、その中身はさまざまです。

どこに時間がかかっているかによって、改善の方法も、AIに任せたい作業も変わります。

「提案書作成を効率化する」という大きなくくりから、どの作業を、どのように効率化するかまで具体化することが大切です。

そこで活用していただきたいのが、拙著『15分スケジュールすぐに成果を出す人の時間術』で紹介している、15分単位で時間を「見える化」する方法です。

まずは、実際に行った仕事を15分単位の枠に記録してみてください。細かな作業を秒単位で測る必要はありません。何をしていたか、どのくらい時間を使ったかが分かる程度から始めれば十分です。

例えば、「資料作成・60分」だけでなく、

「情報収集・15分」
「構成の検討・15分」
「文章作成・30分」

というように、作業の中身も記録します。

最初は1日分から始め、慣れてきたら1週間分を振り返ってみましょう。

繰り返し行っている作業、思った以上に時間がかかっている作業、割り込みで予定が変わった場面などが見えてきます。

予定だけでなく、実際に使った時間を残すこと。
それが、効率化する業務を見つける手がかりになります。

仕事と時間が見えたら、次は業務の仕分けです。

まずは、それぞれの仕事について「何のために行っているのか」「今も必要なのか」を確認します。そのうえで、次のように整理してみてください。

これらは、仕事を整理するための一例です。同じ業務の中でも、AIに任せられる部分と、人が担う部分に分けられます。

必要性の低い仕事であれば、時間をかけて効率化する前に、やめたり減らしたりすることを検討できます。手順を整えるだけで、負担が軽くなる仕事もあるでしょう。

この仕分けを行うことで、AIを活用する目的がはっきりします。