テレワークを成功させる「見える化」15分スケジュールという業務改善ツール。

【2022年7月25日改訂】
新型コロナウイルス第7波の懸念から注目度が再度アップしているテレワーク。

企業がテレワーク導入で心配する事項のひとつはさぼり。
さぼる人は結局オフィスにいてもさぼるとはいえ、このご時世、特に中小企業では人材を選べないというのも事実。今回はその一番簡単な解決方法「見える化」15分スケジュールという業務改善ツールをご紹介いたします。

■テレワーク中の評価、さぼり防止の為に重要な「見える化」への取り組み

テレワークは下記の様なメリットがあり、人材獲得の面からも必要で中小企業でも導入が必要であると言われています。

【テレワークのメリット】
・コストダウン(賃料・備品の削減、通勤費の削減)
・採用に関して対象が拡大する事による優位性(リモート勤務OKでの応募増)
・生産性の向上(通勤時間がない)
・事業継続性が担保されやすい(地震、台風、パンデミック対策)

ただ、中小企業にとってはITやDXというのはハードルが高く感じますし、テレワークでも成果が上がるのか、さぼり防止の為に「見える化」への取り組みはどうすればいいのかなど悩みも尽きない所です。

■業務「見える化」のツール、15分スケジュールとは?

テレワーク中でも成果を上げる+さぼり防止の為には「見える化」への取り組みが必要ですが、その一番簡単な解決方法として「15分スケジュール」という方法があります。

「15分スケジュール」とは、1時間刻みのバーチカル手帳の15分版で1日の業務を15分単位でスケジューリング、記録するものです。

1時間刻みのバーチカル手帳では、1時間か30分刻みでスケジュールを立てますが、15分単位にして、より細かく業務内容をチェックして記録していきます。

例えば1時間の会議であれば15分を4コマ使うことになりますが、15分単位にすることでスキマ時間までをスケジューリング、記録していくことになります。

つまり、企業側からみると業務内容を15分単位で「見える化」するので、テレワーク中の業務内容もよく見えて評価がしやすい、サボりもなくなるという訳です。

この15分スケジュールで業務が「見える化」されれば、社員側も15分単位で仕事内容を会社へ報告できますので、サボっているのでは?と上司に疑われる事がなくなりテレワーク中でも安心して仕事が出来ます。
また、サボりの逆、労働時間の把握が曖昧な事による働き過ぎの防止にもなります。

さらに素晴らしいのは、図を見て頂けばお分かりの通りエクセルがあれば、簡単にすぐに出来るという所です。

■15分スケジュールの導入で何が変わるのか?

15分スケジュールの導入で何が変わるのか?
もう少し詳しく見ていきましょう。15分スケジュールは、会社側と社員側の双方に大きなメリットがあります。

【会社側のメリット】
・業務内容が見える化する
・履歴が蓄積した後で、コア業務(あるべき姿)へのシフトを促せる
・業務効率のアップ
・さぼりの排除

【社員側のメリット】
・TO-DOリストでは出来なかった、優先順位が明確になる
・自分の仕事内容の可視化(対策と工夫が出来て、あるべき姿へのシフトが可能)
・業務効率がアップする
・業務処理能力(時間見積り)が明確になる
・スキマ時間が活用できる

もちろん、15分スケジュールの導入初期はスケジュール作成とチェックに時間が掛かり負担が大きく感じられるかもしれません。

しかし、手間暇よりも優先順位が明確に整理されるというメリットが非常に大きい為、慣れて来ると逆に15分スケジュールがないと次のアクションが取りにくく不安になり、もはやなくてはならないツールになっている事に気がつきます。

これは多忙な人ほど有用なツールなのです。

逆に仕事をしていない人、サボっている人は困ったことになります。
15分スケジュールが埋まらないからです。
その様な人は、15分スケジュールに頑強に抵抗します。なぜなら、自分が会社の役に立っていない事、サボっている事がバレてしまうからです。

■テレワークはやる気のある人ほど有用な選択肢だから・・

テレワークは場所を選ばないので、やる気のある人ほど有用な選択肢だと思います。

但し、会社側から見れば成果がなければ報酬は払いにくいもの。社員側からしても成果があるかないかの0か1よりは、過程も含めて自分自身の業務を見える化して報告出来る方が安全性は高いのではないでしょうか?

個人事業主のコワーキングが何の問題もない様に、やる気のある社員には何の問題もないテレワーク。
ならば、その業務内容をバッチリ会社が把握できて、報告する社員側からもメリットのある「15分スケジュール」は最高のツールと言えるのではないでしょうか。

テレワークでの業務の「見える化」にお悩みの企業様は、ぜひ「15分スケジュール」を活用いただければと思います。エクセルがあれば明日からでも実施可能で投資コストもない優れた施策なのですから!

株式会社営業改善
代表取締役:黒田昭彦

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