テレワークを成功させる「15分スケジュール」という業務改善。

働き方改革のみならず、BCP(事業継続計画)、コロナウイルスの影響から注目度が急激にアップしている在宅勤務を可能にするテレワーク。

企業がテレワーク導入で心配する事項のひとつはさぼり。

さぼる人は結局オフィスにいてもさぼるとはいえ、このご時世、特に中小企業では人材を選べないというのも事実。

今回はその一番簡単な解決方法「15分スケジュール」をご紹介いたします。

■テレワークの運用で重要な、ずるい!さぼる!への対策

テレワークは、その導入によるメリットと働き方改革、BCP(事業継続計画)、コロナウイルスへの対策から注目度が急激にアップしています

【テレワークのメリット】

・コストダウン(賃料・備品の削減、通勤費の削減)

・採用に関して対象が拡大する事による優位性(リモート勤務OKでの応募増)

・生産性の向上(通勤時間がない)

・事業継続性が担保されやすい(地震、台風、パンデミック対策)

もちろんデメリットもある為、対策として勤怠管理の方法を整理する、セキュリティを整えるなどの対策も必要です。

これは、ITツール導入だけでは解決されない人の心理へ対策ですので、とても重要になります。

そして、注意点として対話と心理的安全性の確保。テレワーク活用組と非活用組が存在する場合は、テレワークはずるいという風土の是正や、さぼりに対する対策も必要となります。

■15分スケジュールとは?

そこで、テレワークはずるいや、さぼるのでは?という気持ちへの解決方法が必要になりますが、その一番簡単な解決方法として「15分スケジュール」というツールがあります。

「15分スケジュール」とは、1時間刻みのバーチカル手帳の15分版で1日の業務を15分単位でスケジューリング、記録するものです。

1時間刻みのバーチカル手帳では、1時間か30分刻みでスケジュールを立てますが、15分単位にして、より細かく業務内容をチェックして記録していきます。

例えば1時間の会議であれば15分を4コマ使うことになりますが、15分単位にすることでスキマ時間までをスケジューリング、記録していくことになります。

つまり、企業側からみると業務内容を15分単位で見える化するので、サボりようがなくなります!

■15分スケジュールの導入で何が変わるのか?

15分スケジュールの導入で何が変わるのか?を、もう少し詳しく見ていきましょう。15分スケジュールは、会社側はもちろんですが、実は社員側にも大きなメリットがあります。

【会社側のメリット】

・業務内容が見える化する

・履歴が蓄積した後で、コア業務(あるべき姿)へのシフトを促せる

・業務効率のアップ

・さぼりの排除

【社員側のメリット】

・TO-DOリストでは出来なかった、優先順位が明確になる

・自分の仕事内容の可視化(対策と工夫が出来て、あるべき姿へのシフトが可能)

・業務効率がアップする

・業務処理能力(時間見積り)が明確になる

・スキマ時間が活用できる

もちろん、15分スケジュールの導入初期はスケジュール作成とチェックに時間が掛かり負担が大きく感じられるかもしれません。

しかし、2週間もしないうちに慣れてきて今度は逆に15分スケジュールがないと次のアクションが取りにくく不安になり、もはやなくてはならないツールになっている事に気がつくと思います。

これは多忙な人ほど有用なツールなのです。

■テレワークはやる気のある人ほど有用な選択肢だから・・

テレワークは場所を選ばないので、やる気のある人ほど有用な選択肢だと思います。

但し、会社側から見れば成果がなければ報酬は払いにくいもの。

社員側からしても成果があるかないかの0か1よりは、過程も含めて報告出来る方が安全性は高いのではないでしょうか?

個人事業主のコワーキングが何の問題もない様に、やる気のある社員には何の問題もないテレワーク。

ならば、その業務内容をバッチリ会社が把握できて、報告する社員側からもメリットのある「15分スケジュール」は最高のツールと言えるのではないでしょうか。

テレワークの導入を検討している、社員の業務内容が見えない、社員の業務をあるべき姿へと変えていきたいとお考えの企業様は「15分スケジュール」を導入して、ぜひ業務効率を改善して頂ければと思います。

テレワークでも成果を出す為に

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これからの営業戦略に関して

筆者は「年間受注」というクライアントによりそう営業手法を、拙著「広告会社の期首に目標を達成する営業戦略」にまとめております。
法人営業の企業であれば、広告以外の企業様にもご参考になる内容です。これからの営業活動にお悩みの企業様は、ぜひご参考にしてください。
▶「広告会社の期首に目標を達成する営業戦略

先が見えにくい今、このブログが企業経営者様にとって、次の一歩を踏み出す一助になれば、とてもうれしいです。最後までお読み頂きありがとうございました。

「営業改善」代表:黒田昭彦

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