仕事を「見える化」すると、業務があるべき姿へとシフトされて「働き方改革」が進む!

昨年4月から多くの企業が「働き方改革」に関して何らかの対応を行っていますが、「隠れ残業」「仕事の持ち帰り」といった新たな問題も発生しています。

「働き方改革」の目標の一つとなっている労働時間の効率化(短縮)を実現する為に重要なポイントとなる、仕事を「見える化」して時間を効率的に再配置する手法に関して、今回はお伝えしたいと思います。

■目標到達には、スタート地点(現状)を知る必要があるという自明の理

目標に到達する為には、スタート地点である現状を知る必要があります。

なぜなら現状と目標のギャップが分からなければ、ギャップを埋める為の行動(目標までの必要な行動)が分からないからです。

ところが、「働き方改革」の業務効率化、労働時間の短縮となると、なぜが現状を把握しないで目標だけが設定されたりします。

ダイエットで言えば「とにかく10キロやせる!」という感じでしょうか。

ダイエットでもレコーディングダイエットというものがあります。その日食べたものや飲んだものを記録していくだけのものです。

レコーディングダイエットは記録するだけですが、その記録するという所にその重要な所があります。

「働き方改革」の業務効率化、労働時間の短縮に置き換えると、現状の業務を記録して今どの様な業務をしているかを把握して現状業務を「見える化」するというものです。

その現状業務を「見える化」する手法の一つが「15分スケジュール」です。そして、後程述べますが「15分スケジュール」には様々なメリットがあります。

■「15分スケジュール」とはどの様な手法か?

「15分スケジュール」とは、1時間刻みで予定を立てるバーチカル手帳の15分版で、1日の業務を15分単位でスケジューリング及び記録するツールです。

バーチカル手帳は1時間か30分刻みになっていますが、「15分スケジュール」は15分単位にしてより細かく自分の業務の予定と記録の2点を入力、チェックしていきます。

これにより電話やメールなどの細かな業務も含めて詳細に現状を把握できるだけでなく、スキマ時間の活用も促します。

例えば、1時間の予定の営業会議であれば15分を4コマ分で予定し、実際には1時間15分かかったとすれば、1時間15分の5コマ分を記録します。

15分単位だと細かく煩雑な印象を受けるかもしれませんが業務を処理する能力、つまり時間見積りが正確になり、予定通りに仕事が終わらないといったトラブルを未然に防ぎ、上司や同僚へのアラートも出しやすくなり段取り上手になります。

これを約1ヶ月ほど続ければ現状どの様な業務内容で、どの仕事にどの程度時間を使っているかを知る事が出来ます。

そうすれば、決められている目標、「あるべき姿」とのギャップを確認して、ギャップを埋める作業、業務仕分けによる仕事時間の効率的な再配置を行う事が可能となります。

■「15分スケジュール」で見えてくるもの

「15分スケジュール」の導入初期は、スケジュール作成とチェックに手間が掛かる為、負担を感じるかもしれません。

しかし、2週間もすれば慣れてきます。そして見えてくるものが、たくさん出てきます。

・あるべき姿に含まれる業務

※多くの場合、かなり少なく愕然とします。

営業マンであれば移動時間などを除いた、正味の商談時間が全業務時間の10~20%しかない事にショックを受けます。

・あるべき姿に含まれるが、現状は出来ていない業務

※中長期的に必要な行動。

営業マンであれば新規開拓の動きです。分かっているけど後回しになりがちな新規開拓はこのカテゴリーになってしまう事が多いのではないでしょうか?

・あるべき姿に含まれないが、現状はやっている業務

※伝票、社内資料の作成などの非付加価値業務

営業マンの悩みやストレスは会議や報告業務、資料作成が多いもの。思った以上の割合を占めている事や移動時間や探し物の多さに効率の悪さを実感する事も多いと思います。

※営業マンの悩みやストレスは会議や報告業務、資料作成が多いもの。思った以上の割合を占めている事や移動時間や探し物の多さに効率の悪さを実感する事も多いと思います。

「15分スケジュール」は慣れてくると、逆にないと不安になります。

なぜなら、「15分スケジュール」がない場合は、次の予定を都度考える必要が出ますので迷いが生じます。またその分、時間をロスするので時間効率も悪くなりますので、なくてはならないツールとなるのです。

■「15分スケジュール」のメリット

「15分スケジュール」のメリットは現状業務の「見える化」だけではありません。実践している人にだけ、たくさんの利点がついてきます。

【15分スケジュールのメリット】

・業務内容の見える化

・目標「あるべき姿」への時間の効率的な再配置

・TO-DOリストでは出来ない優先順位の明確化

・業務効率のアップ

・業務の時間見積りの明確化による段取りの向上

・スキマ時間の活用

「15分スケジュール」は導入初期に手間が掛かる為、やらず嫌いな人が多いのですが、多忙なビジネスマンにこそ有効なツールになります。

■「働き方改革」で注目される業務時間の見える化

「15分スケジュール」と同じ様な業務時間の見える化ツールはITツールにもあり最近、注目されてきています。

例えば、パナソニックの「しごとコンパス」。もともとは、パナソニックの社内ツールで、働き方を可視化する為に開発された様ですが現在は市販もされています。

「しごとコンパス」は、PCでどんな作業をしたのかを記録するのが主な機能な様ですが、大きな考え方は「15分スケジュール」と同じで、業務内容を詳細に記録して、その記録を元に業務内容を見える化するITツールです。

「15分スケジュール」と同じく何に時間がかかっているのか、どの仕事をやめて、どの様な仕事をすると時間効率が良いのかを分析可能と言われています。

要は、ITツールでも手動ツールでもどちらでも構わないのですが、何らかの形で現状業務を「見える化」する事が、労働時間の効率化(短縮)を実現していき、更には社員の方を「あるべき姿」へとシフトして「働き方改革」を推し進める事になります。

御社でも、現状業務の「見える化」に取り組んでみませんか?

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