「部下の育成も大切だが、自分の仕事が終わらない」
営業部門などで、自分の担当業務と部下のマネジメントを兼任するプレイングマネジャーには、こうした悩みが少なくありません。
部下からの相談に対応し、仕事の進捗を確認する。問題が起これば、自分の仕事を中断して対応する。気がつけば、部下のフォローに時間を取られ、自分の仕事は夕方以降になってしまう。
しかし、部下育成と自分の仕事を両立するために、必ずしも部下とのコミュニケーションを増やす必要はありません。
大切なのは、問題が起きてから対応する時間を減らし、問題が起きる前に必要な支援をすることです。
そのためにおすすめしたいのが、「週間スケジュール」を活用した週1回の「予定マネジメント」です。
部下育成に時間がかかるのは、問題が起きてから対応しているから
プレイングマネジャーの時間を奪う原因の一つが、部下の仕事に対する突発的な対応です。
例えば、次のような場面はないでしょうか。
- 部下の仕事が締切直前になって進んでいないことが分かる
- 提案書や見積書を確認すると、方向性が違っていて大幅な修正が必要になる
- 部下が判断に迷っていたことに気づかず、作業が止まっていた
- 結局、上司が代わりに作業をすることになる
このようなことが繰り返されると、上司は部下の進捗が気になり、何度も確認するようになります。
「例の件、どうなっている？」
「いつまでにできそう？」
「何か困っていることはない？」
確認すること自体は悪くありません。しかし、そのたびに自分の仕事を中断していては、まとまった時間を確保できません。
また、上司が細かく指示しすぎると、部下が自分で考える機会を失ってしまうこともあります。
問題は、部下に時間を使っていることではなく、時間を使うタイミングにあるのです。
「結果の確認」から「予定の確認」へ変える
一般的なマネジメントでは、仕事が終わった後に結果を確認します。
「なぜ目標を達成できなかったのか」
「なぜ締切に間に合わなかったのか」
もちろん、結果を振り返ることは大切です。しかし、仕事が終わってから問題を把握しても、すでに手戻りが発生している場合があります。
そこで、確認する対象を「結果」から「予定」へ変えます。
仕事が始まる前に、部下と一緒に次のことを確認するのです。
- 来週、何を達成するのか
- そのために、いつ、何をするのか
- どこで仕事が止まりそうなのか
- 上司の判断や支援が必要になるのはいつか
事前に予定を共有しておけば、上司は必要な場面を予測し、支援する時間を確保しやすくなります。
これが、株式会社営業改善が提案する「予定マネジメント」の考え方です。
「週間スケジュール」1枚で、部下の仕事と育成を見える化する
予定マネジメントで活用するのが、「週間スケジュール」です。
週間スケジュールには、部下が担当する重要な仕事ごとに「現状」「課題」「来週のゴール」「曜日ごとの行動」を記入します。
さらに、仕事が止まりそうな箇所や、上司への相談が必要なタイミングも確認します。
例えば、営業担当者が来週木曜日に新規顧客との商談を予定している場合です。
【週間スケジュールの記入例】
案件：A社への新規提案
現状：初回訪問が決定。顧客の課題を事前に整理する必要がある
課題：顧客の業務内容について理解が十分ではない
来週のゴール：木曜日の商談で顧客の課題を確認し、次回の提案機会につなげる
| 曜日 | 部下の行動 |
|---|---|
| 月曜日 | A社の事業内容、顧客課題の仮説を整理 |
| 火曜日 | 商談で確認する質問を作成 |
| 水曜日 | 上司と商談の進め方を確認 |
| 木曜日 | A社との商談を実施 |
| 金曜日 | 商談結果を整理し、次回提案の準備 |
この場合、上司が支援すべきタイミングは、商談が終わった木曜日ではありません。
例えば、水曜日の事前確認で、部下が顧客の課題をどこまで想定できているか確認できます。
「A社は、どのようなことに困っていると思う？」
「今回は何を聞き出せれば、次の提案につながるかな？」
「質問の順番は、これでよさそう？」
こうした質問を通じて、部下自身に考えてもらいながら、商談の準備を支援できます。
上司が最初から答えを教えるのではなく、部下が考えた予定に対して助言することが重要です。
週1回、短い面談で確認する5つの手順
週間スケジュールを活用した予定マネジメントは、週1回の面談から始められます。
週末に、部下が翌週の予定を作成し、上司と確認する時間を設けます。
まずは一人10〜15分程度を目安に、重要な仕事から確認するとよいでしょう。必要な時間は、業務の難易度や部下の経験によって調整します。
① 今週の状況と残っている課題を確認する
最初に、今週の仕事について部下自身に説明してもらいます。
「今週はどこまで進んだ？」
「予定どおりに進まなかった仕事はある？」
部下の説明を聞きながら、次週に持ち越す仕事や課題を整理します。
② 来週のゴールを決める
次に、来週のゴールを具体的にします。
「提案書を作る」ではなく、「水曜日までに提案書の構成案を完成させる」というように、何をどこまで進めるのかを明確にします。
上司と部下が、完了の基準について合意することが重要です。
③ ゴールまでの仕事を分解する
ゴールが決まれば、必要な作業を曜日ごとの予定に落とし込みます。
例えば、提案書作成なら、情報収集、構成案、見積り、社内確認、修正といった作業に分けます。
部下自身に予定を考えてもらうことで、仕事の段取りを組み立てる力も育てられます。
④ 仕事が止まりそうな箇所を見つける
ここが、上司の経験を活かす重要な場面です。
「どこで時間がかかりそう？」
「誰かに確認しなければ進まない仕事はある？」
「自分だけでは判断できないことは何かな？」
上司はこれまでの経験から、部下が気づいていない問題を予測できることがあります。
その知識や経験を、問題が起きた後ではなく、仕事を始める前に伝えるのです。
⑤ 上司に相談する日時を決める
最後に、相談が必要な仕事について、いつ確認するかを決めます。
例えば、「水曜日の午後に提案書の構成を10分確認する」と予定に入れておきます。
部下は相談するタイミングが明確になり、上司もその時間を確保できます。
もちろん、重大な問題や顧客対応に影響することが発生した場合は、予定の日時を待たずに相談するルールも必要です。
部下の予定が見えれば、上司も自分の仕事時間を確保できる
週間スケジュールのメリットは、部下の仕事が見えることだけではありません。
上司自身も、部下への対応が必要になりそうな時間を予測できることです。
例えば、来週の予定を確認した結果、水曜日に提案書の確認が必要で、金曜日に商談結果の相談を受けることが分かったとします。
それなら、あらかじめその時間を確保しておき、それ以外の時間に自分の重要な仕事を予定できます。
特に、企画書の作成、重要顧客への提案、新規開拓活動など、まとまった時間が必要な仕事は、先に予定を確保することが大切です。
上司自身も、次の3つを週間スケジュールに記入しておきましょう。
- 部下と週1回、予定を確認する時間
- 部下の相談や判断を支援する時間
- 自分が担当する重要な仕事に集中する時間
部下の相談を受ける時間と、自分の仕事を進める時間を、それぞれ予定にするのです。
これにより、いつでも部下の相談を受け続ける状態から、必要なときに計画的に支援する状態へ近づけます。
部下育成を効率化することは、指導を減らすことではない
ここで注意したいのは、部下育成の時間を減らすことだけを目的にしないことです。
部下の成長には、上司の経験や知識を伝えることが必要です。
ただし、上司が毎回答えを教えていては、部下は自分で考えなくなってしまいます。
そこで、まず部下自身に「来週は何をするのか」「どのように進めるのか」を考えてもらいます。
上司は、部下が考えた予定に対して、見落としている課題や判断のポイントを助言します。
そして、翌週の面談では、予定と実際の行動にどのような違いがあったかを振り返ります。
予定どおりに進まなかった場合も、部下を責めるのではなく、原因と改善方法を一緒に考えます。
この繰り返しによって、部下が自分で仕事の段取りを考え、必要な場面で相談する習慣を育てていきます。
上司が部下の代わりに仕事をする時間を減らし、部下が自分で仕事を進められるように支援する。
これが、プレイングマネジャーの時間確保と部下育成を両立するためのポイントです。
まとめ｜部下育成の時間を増やす前に、時間の使い方を変える
プレイングマネジャーが自分の仕事時間を確保するためには、部下との関わり方を見直す必要があります。
問題が起こるたびに対応するのではなく、週1回、部下の予定を確認する。
「週間スケジュール」を使い、来週のゴール、行動、課題、相談時期を共有する。
そして、上司は必要な場面に絞って助言し、部下自身に仕事を進めてもらう。
こうした仕組みが定着すれば、頻繁な進捗確認や締切直前の手戻りを減らし、上司が自分の仕事に集中できる時間を確保しやすくなります。
まずは今週末、部下と一緒に来週の「週間スケジュール」を作成することから始めてみてはいかがでしょうか。
株式会社営業改善
代表取締役・営業コンサルタント
黒田昭彦
プレイングマネジャーの時間管理・部下育成にお悩みの企業様へ
株式会社営業改善では、「週間スケジュール」を活用した予定マネジメント研修や、管理職の業務効率化、部下育成の仕組みづくりをご支援しています。
「管理職が部下のフォローに追われている」「部下が自分で考えて行動できない」「管理職自身の営業活動や重要業務が進まない」といった課題がございましたら、お気軽にご相談ください。
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